第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《广东省行业协会条例》和《广东省体育设施制造商协会章程》，制定本制度。

第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。

第三条 秘书处行文使用两个文号，即“GSM协字”和“GSM协秘字”。“GSM协字”适用于以协会名义发出的正式文件，包括上行文、平行文，该文号需加盖协会印章。“GSM协秘字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。

第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条 以“GSM协字”发出的各类文件需经本会会长同意签发，以“GSM协秘字”发出的各类文件需经本会秘书长同意签发。

第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

第七条 各类文件行文需使用《广东省体育设施制造商协会行文呈批表》。

第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第九条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十条 协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十一条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。

第十二条 “广东省体育设施制造商协会”、“广东省体育设施制造商协会秘书处”印章使用的审批权限由常务理事会审定。

第十三条 协会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十四条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。

第十五条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信等，由专人保管，经常务理事会批准后开具，并留底备查。

第十六条 会员单位需开具证明书、介绍信、申请书等，须说明用途和内容，保证内容真实性。并愿意承担相应的法律责任。

第十七条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。